Hacer un plan de comunicación, una solución a medida

Es muy habitual que empresas y organizaciones, de todo tipo y tamaño, acudan a profesionales de la comunicación y del marketing demandando la puesta en marcha de acciones específicas para paliar sus necesidades en este campo, sin un hilo conductor que las conecte y alinee con el resto de la estrategia y objetivos de la actividad.

Que si necesito una campaña de Google Adwords porque ahora todo el mundo habla del posicionamiento, que por qué no damos una rueda prensa que parece que nos da más caché, que si es de vital importancia crear un perfil de empresa en Instagram porque está de moda... Algo así como ir al médico e indicarle lo que debe recetarte, porque ya te has hecho tú mismo el diagnóstico de los síntomas que presentas. Nada más lejos de acertar.

Y es que de poco servirá la inversión en estas acciones si no forman parte de una estrategia que marque el camino para alcanzar los objetivos marcados, o lo que es más importante, si no las necesitas. Porque sí, a veces se tiende a pensar que como al vecino le funciona de maravilla esto o aquello, a nosotros también debería de funcionarnos igual de bien, sin darnos cuenta de que posiblemente las diferencias entre nosotros y el vecino sean mayores que las similitudes que nos unen.

Pero nada que no se pueda arreglar si se toma a tiempo la decisión de hacer un plan de comunicación a medida, o lo que es lo mismo, una labor de consultoría previa a la realización de cualquier acción, que sirva como hoja de ruta para marcar el rumbo de las decisiones a tomar y que facilite la organización de los procesos de comunicación, siempre en función de nuestras peculiaridades.

¿Qué es un plan de comunicación?

Un producto fabricado a la medida de las características y necesidades específicas de cada cliente en forma de documento, que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación a llevar a cabo por una organización en un determinado periodo de tiempo.

Su objetivo es conocer a fondo la actividad de la empresa para poder diagnosticar sus necesidades de comunicación y poder darles respuesta a través de distintas líneas de desarrollo debidamente definidas y planificadas.

Supone la antítesis de los servicios estandarizados y cerrados que ofrecen algunos proveedores a todo el que se presenta ante su puerta, y se materializa a través de un documento ejecutivo en el que se plasman los siguientes contenidos:

  • Mapa de públicos: sirve para identificar a los públicos de interés de la organización y establecer la relevancia de cada uno dentro del entorno de la misma.
  • Objetivos: al igual que el resto de las decisiones de negocio que se toman en las empresas, las relacionadas con el ámbito de la comunicación también deber responder a unos objetivos, que debe ser coherentes con los objetivos generales de la compañía.
  • Ejes de comunicación: son las ideas fuerza que, emanadas de los objetivos empresariales, deben ser transmitidas por la organización en todas sus actividades, tanto públicas como internas o de organización.
  • Mensajes: aportan coherencia y credibilidad y se plasman en los soportes más eficaces en cada caso con el fin de evitar la dispersión comunicativa y trasladar una imagen uniforme y adecuada de la organización.
  • Estrategias: se trata de la selección de los canales adecuados para el desarrollo del plan de comunicación en cada momento (relaciones públicas, relaciones institucionales, publicidad, marketing, canales de comunicación interna…).
  • Acciones: a realizar para llevar a cabo las estrategias definidas con anterioridad.

Ventajas de implementar un plan de comunicación

  • Aporta orden y coherencia a la organización de las tareas, haciendo que todas se realicen de una manera coherente y dirigida hacia los objetivos marcados.
  • Facilita la orientación y evita la dispersión en la que nos podemos ver sumidos por la vorágine del día a día.
  • Permite la realización de los trabajos de manera sistemática y metódica, lo que supone una gestión más eficiente de los procesos, liberando recursos humanos y materiales.
  • Promueve la participación del receptor, para que éste intervenga de manera directa en el proceso de comunicación.
  • Implica el seguimiento y la evaluación de los procesos, de manera que se establece un sistema de mejora continua de la política comunicativa en busca de una calidad cada vez mayor.

Tradicionalmente se suele confundir el término ‘invertir en comunicación’ con el de invertir en publicidad, redes sociales, eventos o relaciones públicas, cuando realmente estamos hablando de herramientas que se utilizan para llevar a cabo una estrategia global de comunicación.

Teniendo en cuenta esta cuestión, cualquiera puede llegar a la conclusión de que dedicar esfuerzo y asignación presupuestaria a la utilización de estos instrumentos de forma unilateral e individual carece de sentido, aunque todavía existen empresas y organizaciones que actúan de esta manera, dando por hecho que necesitan muletas sin haber pasado por el traumatólogo.

Al igual que no se recomienda tomar medicamentos sin la prescripción de un facultativo, lo más recomendable en temas de comunicación es ponerse en manos de profesionales

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