Convierte tus conferencias canceladas en eventos online

Una de las consecuencias de la irrupción del coronavirus en nuestras vidas es que, obligados por la situación, empezamos a ver las cosas de forma diferente. El distanciamiento social nos obliga a buscar nuevas maneras de relacionarnos con familiares y amigos, pero también con nuestros clientes y en el ámbito comercial.

Pero, ¿por dónde empezamos? Si de algo nos han servido estas semanas de confinamiento es para confirmar que la digitalización está aquí para quedarse. Incluso las personas hasta ahora más reticentes, ya ven con normalidad las videollamadas, la compra online, las reuniones o la formación a distancia… Es hora de dar el paso y centrarnos en la estrategia digital de la empresa.

Las herramientas y experiencias online son ya habituales en el trabajo de muchos vendedores: correos electrónicos, documentos compartidos, videollamadas o seminarios web no son nada fuera de lo común.

Sin embargo, hay una parte del negocio que a primera vista puede parecer más complicado organizar de manera virtual: las conferencias, mesas redondas, seminarios y formaciones no regladas.

La idea que tenemos de una conferencia, unas jornadas o un congreso seguramente tiene que ver con viajar a otra ciudad y asistir a intensas charlas, sesiones de grupo, eventos de networking y apretones de manos que nos permiten dar a conocer nuestro producto o servicio. Además, nos codeamos con otros participantes que nos ayudan a hacernos una idea de cómo está nuestro sector.

El distanciamiento social impuesto por el Covid-19, hace imposible volver, al menos en el corto y medio plazo, al modelo de conferencia tradicional. Seguro que hasta dentro de meses no volveremos a tener una comida de negocios o un viaje promocional. Sin embargo, este tipo de eventos sigue siendo un espacio muy útil para la estrategia comercial de las empresas, por lo que no parece una buena idea renunciar a ellas sin más. Esto hará, sin duda, que las conferencias virtuales aumenten significativamente en los próximos meses.

La primera pregunta que surge es: ¿qué es exactamente una conferencia virtual?

Si piensas en un congreso, por ejemplo, seguro que te vienen a la mente decenas o incluso centenares de asistentes. Líderes de tu sector dispuestos a compartir lecciones y consejos que han adquirido durante su trayectoria profesional, la posibilidad de interactuar con todas estas personas y obtener conocimientos y consejos que puedas aplicar en tu día a día. Prueba a imaginar una experiencia con la que obtienes los mismos beneficios, pero con la facilidad añadida de no tener que salir de tu despacho: ya tienes una conferencia virtual.

Iniciar sesión en un evento online es un gesto sencillo que nos abre la puerta a conocer e interactuar con personas a través de correos electrónicos o mensajes, entrar en webs donde ver y escuchar a los ponentes hacer sus presentaciones en directo o mediante un vídeo pregrabado.

El concepto es el mismo: obtener el contenido que recibirías en un evento en directo a tu propio ritmo y en el momento que mejor te convenga.

También son las mismas las razones para organizar una conferencia online:

  • Dar a conocer un nuevo negocio o reforzar uno ya existente.
  • Atraer nuevos clientes o generar más negocio en clientes que ya tienes.
  • Atraer nuevos contactos.

Las razones para celebrarlas pueden ser muchas y muy variadas, pero independientemente de cuáles sean, es interesante conocer los beneficios que las conferencias online aportan a nuestro negocio en comparación con las presenciales, entre los que se encuentran, por ejemplo:

  • La inversión que requiere una jornada virtual es mucho menor que la de una tradicional. Los costes de alquileres y decoración del espacio, catering, seguridad, personal de organización… son cero en una conferencia virtual. Esto permite, si es el caso, reducir el precio de admisión, lo que favorece que empresas más pequeñas con presupuestos de marketing más limitados, puedan acudir al evento y aportar su visión y experiencia.
  • La organización de un congreso virtual es distinta de gestionar un evento físico. Contando con la experiencia necesaria, una sola persona es capaz de organizar una jornada de este tipo en mucho menos tiempo. Este beneficio es muy importante para empresas no demasiado grandes que quieren organizar una conferencia. Hacerlo de forma presencial supondría un gran coste económico y personal, una conferencia online les permite hacerlo de manera más sencilla con garantías de éxito.
  • Personas de todo el mundo se relacionan entre sí y colaboran virtualmente sin necesidad invertir tiempo y dinero extra en desplazamientos, dietas y gastos. Esto abre el evento a más asistentes, permite llegar a audiencias más grandes, lo que significa más interacción y más beneficios para todos.
  • Esta mayor facilidad en la gestión y organización de la jornada puede ser de gran ayuda a la hora de atraer ponentes de mayor prestigio que no tienen el tiempo para comprometerse a un evento en tu ciudad, pero pueden participar a través de una videollamada o una presentación pregrabada.
  • Finalmente, una conferencia virtual permite crear un producto final con las grabaciones del evento, que se puede seguir compartiendo en tus campañas de marketing y utilizarlo como herramienta de generación de leads durante mucho tiempo después del lanzamiento inicial en vivo.

Si ya estaba previsto dentro de la estrategia comercial de la empresa organizar un evento de este tipo y el confinamiento por coronavirus nos obliga a aplazarlo, es un buen momento para plantearse transformar esa conferencia en vivo en una conferencia online.

Además de los beneficios ya enumerados de las jornadas online, podemos hacerla más atractiva añadiendo un valor superior para los asistentes que no suponga un esfuerzo o un gasto extra a la organización: se pueden hacer sesiones adicionales, ofrecer más tiempo de debate o preguntas y respuestas, mayor interacción con los ponentes o cualquier otra forma para deleitar a tus invitados.

Estamos hablando de conferencias, pero piensa en otro tipo de eventos como presentaciones de producto o de memorias corporativas, mesas redondas, ruedas de prensa… En todos estos casos podemos también hacer el salto de evento en vivo a evento virtual.

En Bannister Global tenemos la experiencia que puede hacer que tus conferencias y eventos virtuales cumplan con los objetivos que buscas.

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