Consejos para organizar un evento digital

¿Tenías previsto celebrar un evento y has tenido que cancelarlo debido al Covid-19? Antes de darlo por perdido, piensa si puedes convertir tu evento cancelado en digital. Sí, has leído bien, un evento digital. Y, ¿por qué no?

Reinventarse y buscar nuevas oportunidades en la digitalización parecen ser las salidas más claras en esta situación de volatibilidad, incerteza, complejidad y ambigüedad que estamos viviendo.

Aunque la tecnología es una pieza clave en la transformación que estamos viviendo, y seguirá siendo la protagonista después de esta crisis, no deja de ser una herramienta más que nos ayuda a ser más eficaces en nuestro trabajo, y en tiempos de coronavirus nos ayuda a mantener el contacto con nuestros familiares, amigos y clientes.

Así que, tenemos que aprovechar todas las ventajas que nos brinda la digitalización y exprimirlas. Estábamos acostumbrados a hacer videollamadas, videoconferencias, etc. Pero ahora, es el momento de dar un paso más: apostar por los eventos digitales.

Los especialistas en marketing nos afrontamos a un nuevo desafío, y acabaremos empleando nuevas herramientas y canales de comunicación que hasta ahora no habíamos utilizado. Igual que en otro post hablaba de los beneficios del vídeo marketing, ahora recomiendo a las pymes y grandes empresas apostar por los eventos virtuales, que también se pueden grabar. Creo que ya sabes por dónde voy, pero por si acaso, lo explico. Puedes hacer el clásico 2x1: grabar tu evento virtual y difundirlo en tus redes sociales. Pero vamos por pasos, la casa se empieza por los cimientos, no por el tejado.

No se trata de digitalizar los mecanismos del evento, sino de cambiar esos mecanismos. Es decir, a la hora de recrear el evento virtual no se trata de imitar el mundo analógico en el mundo digital, sino reinventarlo. ¿Cómo?

Primero, no entres en pánico. Reinventar no significa cambiar todo lo que tenías planeado.  Un evento está formado por unos pilares fundamentales que se adaptan al entorno real y virtual. Me refiero al contenido del evento, su finalidad y su audiencia.

  • ¿Qué ofrezco? ¿Es relevante?
  • El objetivo. ¿Qué espero conseguir?
  • ¿A quién me dirijo?

Por lo que este primer paso ya lo tendrías bajo control.

Segundo, apuesta por la digitalización. Tu audiencia sigue ahí, solo ha cambiado la forma en la que te comunicas con ella. Y en esto, las tecnologías van a ser tus mejores aliadas. Existen varias plataformas que te ayudarán a visibilizar tu evento, como Zoom, Livestream, las redes sociales, entre otras.

Además, estas plataformas online ofrecen servicios que te ayudarán a que tu evento sea más atractivo y los espectadores disfruten de la experiencia virtual. Algunas de las prestaciones que ofrecen estas herramientas son:

  • Grabar en directo y descargar tu evento virtual.
  • Retransmitir en directo en tu canal de Youtube y en Facebook.
  • Crear encuestas durante la emisión.

También puedes obtener informes con datos de tus asistentes (nombre, cargo, sector, mail) o con sus datos de interacción, como puede ser el resultado de la encuesta. E incluso puedes personalizar una página de agradecimiento que se autogenera tras finalizar tu evento para agradecer la asistencia virtual.

Es normal que te surjan dudas como: ¿vale la pena que haga el evento online? Y si lo hago, ¿por dónde empiezo? ¿Será rentable? ¿Puedo asumir el coste de un evento virtual? La respuesta es: SÍ.

Los eventos digitales tienen muchas ventajas en comparación con los actos tradicionales.  ¡Toma nota!

1. No hay gastos, solo beneficios

Si ya tenías previsto en tu plan de marketing una inversión para la celebración del evento, te recomiendo que sigas para adelante con el proyecto y le des una oportunidad al evento virtual. ¿Por qué?

Por un lado, esperar a que todo pase es un error. Perderás presencia a corto, medio y largo plazo, ya que tu competencia seguirá activa. Por otro lado, y principalmente, la inversión es menor para crear tu evento virtual. Entonces, si ya tenías previsto el gasto de tu evento tradicional en tu estrategia de marketing, recrearlo online no te supondrá un gasto añadido y ¡sí puedes rentabilizarlo!

Dependiendo del tipo de acto, hay que asumir unos costes, como las dietas, traslados, alojamientos, catering… Todo esto lo puedes eliminar para crear tu evento digital. Estos gastos, por ejemplo, ahora podrían destinarse para promocionar tu contenido en redes sociales para captar y llegar a clientes potenciales, que sería impensable que asistiesen a tu evento presencial, debido a la distancia, horario u otros motivos.

Y, al igual que el evento tradicional, cuanto mayor sea la inversión, más recursos tendrás.

2. La gestión es más simple

En cuanto a la planificación y organización del evento virtual, te diré que:

  • Ahorrarás mucho tiempo en crearlo.
  • Ahorrarás en logística, dietas…
  • Cambiarás la ubicación. El alquiler del espacio físico pasa a ser la suscripción a la plataforma online.
  • Optimizarás tus recursos online. Si ya disponías de redes sociales, ahora las potenciarás. En caso de no tener ninguna cuenta, te recomiendo que las crees. Escoge las redes sociales que mejor se adapten a tu empresa ¡Le sacarás mucho partido!
  • Aumentarás tu base de datos de contactos.
  • Tendrás una mayor flexibilidad horaria. No tendrás que cronometrar a tus ponentes, en caso de que los tengas, ni reducir el turno de preguntas. Lo único que debes detallar es la hora de inicio de tu evento, pero igualmente deberás tener un planning de la jornada para que el evento no se te vaya de las manos. Por ejemplo, puedes demorar un poco más tu evento virtual, pero tampoco lo demores demasiado porque te arriesgas a que la gente se desconecte de la conexión.

Por otro lado, al ser un evento online, lo puedes grabar a una hora y publicarlo a otra; incluso, puedes dar la opción de descargar el vídeo del evento porque previamente lo has grabado. Otra opción sería emitir en directo, pero ten en cuenta los husos horarios si tu evento tiene repercusión internacional.

En resumen, obtener la información que recibirías en un evento tradicional a tu propio ritmo y en el momento que mejor te convenga.

3. Más personalizado con tu audiencia

Por increíble que parezca, un evento virtual puede ser más cercano que uno tradicional. ¿Cuántas veces has acudido a actos donde era imposible formular alguna pregunta porque se iba mal de tiempo? O ¿cuántas veces te has quedado con las ganas de formular cuestiones concretas relacionadas con tu actividad o empresa (que por diversos motivos nunca has llegado a plantearlas)?

El evento virtual contempla todos estos escenarios. Cada asistente al acto podrá formular sus dudas a través del chat, en tiempo real, e incluso hacer recomendaciones en base a lo que está escuchando. Este chat, le ayudará al organizador del evento a conocer mejor a su audiencia y mejorar su actividad.

Además, una vez que finalice el evento, los asistentes se pueden poner en contacto vía mail con el organizador y tratar así cuestiones más concretas. Y este contacto puede convertirse en un posible cliente.

El entorno online favorece a que haya más interacción, así que aprovecha este beneficio y responde todas las consultas y fomenta la participación. ¡Todos los asistentes saldréis ganando!

4. Adecuado para todo tipo de empresas

No importa el sector ni la actividad ni el tamaño de la empresa. Cómo decía Darwin:” No es la especie más fuerte la que sobrevive, ni la más inteligente, sino la que responde mejor al cambio”. Aplícalo al mundo de los negocios.

Cada vez será más frecuente participar en actos online e irán creciendo exponencialmente con el paso de los meses. Incluso, algún congreso o evento multitudinario cancelado reaparecerá con su versión online.

Es el momento de apostar por las tecnologías, pero eso no significa que cambiemos radicalmente nuestros hábitos en el mundo empresarial, sino que los adaptaremos. En vez de intercambiar tarjetas de contacto, se intercambian cuentas de correo electrónico. El fin es el mismo: “seguimos en contacto”.

En Bannister Global tenemos la experiencia para trasladar al mundo online tus eventos, presentaciones, conferencias, exhibiciones… Podemos ayudarte a convertir tu evento cancelado en digital cumpliendo los objetivos previstos.  

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